Финансовая дисциплина компании или Начнем когда-нибудь считать упущенную выгоду
В основу этой статьи была положена история, произошедшая на одном из заседаний совета директоров компании, занимающейся гостиничным бизнесом, сдачей площадей в аренду и т.д..
В докладе руководителя компании по итогам работы за 1 квартал звучали цифры, ласкающие умы собственников. Есть и рост показателей, и прибыль выше нормы и по обязательным платежам не должники. Все просто прекрасно, бери приказ о премировании и подписывай.
Однако, как только начинаешь детально разбирать ситуацию, выясняется что прибыль таковая только на бумаге – в дебиторке, которую еще нужно вернуть. А сумма то серьезная, равная 60-70% всего месячного бюджета затрат компании. Соответственно, в данной ситуации акционеры вынужденно финансируют оборотный капитал компании. На простой вопрос как это получилось, простой и ответ. Нет системного подхода к работе по выставленным счетам, порой какой-то неоплаченный счет забывается и всплывает только когда готовятся отчетные данные. Затем работа с дебиторами, их обещания заплатить в следующем месяце и т.д. А еще хуже - взыскание через судебные инстанции дебиторской задолженности, и пошло-поехало…..
Ситуация с основными обязательными «досрочными» платежами также дает повод для беспокойства. Да, платить надо, но зачем «досрочно»! И какой вывод? Да самый простой. Требуется оперативно выстроить, причем системно, финансовую дисциплину.
Часть первая: управление дебиторской задолженностью.
С чего начать?
Необходимо распределить всех контрагентов по категориям или видам: постоянные, с которыми операции повторяются ежемесячно, и разовые: по срокам возникновения задолженности. Далее закрепить группы клиентов за лицом, осуществляющим финансовое или (и) бухгалтерское обслуживание таких клиентов. Если оборот и клиентов значительное количество, то возможно и несколько лиц. Нужно определить конкретное время, желательно это делать еженедельно, когда такие лица будут обязаны проводить сверку баланса выставленных счетов и поступивших средств, а в случае выявления даже небольших отклонений передавать должников в руки корпоративных юристов для выполнения последующих процедур. В компаниях, где существующая модель предусматривает ответственных за работу с клиентами, в т.ч. за выручку, менеджеров-продавцов, , такими лицами могут быть и сами продавцы, каждому из которых необходимо установить лимит дебиторской задолженности клиентов в зависимости от объема продаж, и замотивировать их на уменьшение задолженности)
При незначительном масштабе компании, работу по возврату долгов могут проводить вышеуказанные работники, достаточно их вооружить соответствующими инструментами. К таким инструментам можно отнести:
1. Приемлемый для компании лимит дебиторской задолженности по каждому виду товаров иди услуг;
2. Порядок действий по работе с дебиторской задолженностью в зависимости от даты возникновения: (звонок, платежное требование, претензия, исковое заявление);
3. Проект телефонных переговоров с контрагентом по оплате выставленного счета; проект претензионного письма должнику. Т.е. в арсенале работника должны быть все инструкции как действовать в каждом конкретном случае: когда следует подключать юристов, что делать, если клиент просит об отсрочке платежа или рассрочке и т.д. Одним из важных моментов является определение контрольного органа или лица, в обязанности которого должна входить проверка выполненных мероприятий по возврату, перечислению денежных средств от «проштрафившихся» должников.
Какой эффект должна получить компания?
1. Как самое идеальное – отсутствие просроченной дебиторской задолженности.
2. Как самое реальное – значительное снижение размера просроченной дебиторской задолженности.
Вышеописанную систему можно применить и к юридической службе. В этом случае, служба должна будет плотно контактировать с финансовой и (или) бухгалтерской службой. Просто, я еще раз повторюсь, центральным звеном в такой работе является ее постоянство, такая работа не должна прерываться или выполняться эпизодически. В противном случае эффект будет разовым. Инструментом выстраивания процесса по работе с дебиторской задолженностью может стать одноименный программный продукт. Благо сегодня уже есть такие программы, которые позволяют и заставляют системно подходить к работе с дебиторской задолженностью
Часть вторая: выполнение обязательств по оплате счетов или работа с кредиторской задолженностью.
Сегодня все компании прекрасно понимают, как важно правильно управлять платежами компании. Однако не все это понимание претворяют в жизнь. Даже небольшие усилия в этой области способны дать значительный эффект. Выстроив систему по работе с платежами, компании можно и нужно эффективно вести финансовое планирование, а именно четко определять необходимую сумму для осуществления платежей к определенному сроку. А имеющиеся в свободном обращении финансовые ресурсы направлять во вложения, размещения. Свободные ресурсы обязаны работать и приносить дополнительные доходы в виде процентов, дивидендов.
Как же это сделать? Или что было принято на том Совете Директоров. По сути, вся плановая, текущая (финансовая) деятельность компании состоит из оплаты так называемых основных платежей, которые повторяются каждый отчетный период, будь то месяц, квартал, полугодие или год. В частности, к ним относятся: заработная плата, налоговые обязательства, коммунальные платежи, арендные платежи.
Сроки и примерный размер таких платежей легко прогнозируются и закрепляются в положении, например, «о финансовой дисциплине» или «о финансовой политике».
А дальше, это знает или должен знать каждый финансист, определяй размер будущих платежей, соотноси с потенциальной выручкой и остатками денежных средств на расчетных счетах и принимай решение:
- при положительной разнице – остаток можно размещать в депозитах;
- при отрицательной – накапливать.
Важно помнить, что при принятии решения о размещении необходимые финансовые ресурсы должны вернуться на счета компании точно к сроку (за 1-3 дня ) следующего выбытия денежных средств. В противном случае компания не сможет произвести плановые расчеты в полном объеме. Если текущих поступлений достаточно для планируемых расходов, то размещение свободных средств можно продолжить. Для этого в регулярном режиме необходимо сравнивать оборачиваемость дебиторки и кредиторки.
Конечно, судить о результатах внедренной системы в пресловутой компании пока рано. Необходимо будет вносить дополнения и корректировки, связанные с возникающими тратами между установленными по выбытию денежных средств сроками, однако выработанные подходы к управлению финансами дают надежду, что упущенная выгода станет реальной выгодой для компании.
Главное здесь работать с дебиторской задолженностью и выбытием финансовых ресурсов системно и постоянно.
В докладе руководителя компании по итогам работы за 1 квартал звучали цифры, ласкающие умы собственников. Есть и рост показателей, и прибыль выше нормы и по обязательным платежам не должники. Все просто прекрасно, бери приказ о премировании и подписывай.
Однако, как только начинаешь детально разбирать ситуацию, выясняется что прибыль таковая только на бумаге – в дебиторке, которую еще нужно вернуть. А сумма то серьезная, равная 60-70% всего месячного бюджета затрат компании. Соответственно, в данной ситуации акционеры вынужденно финансируют оборотный капитал компании. На простой вопрос как это получилось, простой и ответ. Нет системного подхода к работе по выставленным счетам, порой какой-то неоплаченный счет забывается и всплывает только когда готовятся отчетные данные. Затем работа с дебиторами, их обещания заплатить в следующем месяце и т.д. А еще хуже - взыскание через судебные инстанции дебиторской задолженности, и пошло-поехало…..
Ситуация с основными обязательными «досрочными» платежами также дает повод для беспокойства. Да, платить надо, но зачем «досрочно»! И какой вывод? Да самый простой. Требуется оперативно выстроить, причем системно, финансовую дисциплину.
Часть первая: управление дебиторской задолженностью.
С чего начать?
Необходимо распределить всех контрагентов по категориям или видам: постоянные, с которыми операции повторяются ежемесячно, и разовые: по срокам возникновения задолженности. Далее закрепить группы клиентов за лицом, осуществляющим финансовое или (и) бухгалтерское обслуживание таких клиентов. Если оборот и клиентов значительное количество, то возможно и несколько лиц. Нужно определить конкретное время, желательно это делать еженедельно, когда такие лица будут обязаны проводить сверку баланса выставленных счетов и поступивших средств, а в случае выявления даже небольших отклонений передавать должников в руки корпоративных юристов для выполнения последующих процедур. В компаниях, где существующая модель предусматривает ответственных за работу с клиентами, в т.ч. за выручку, менеджеров-продавцов, , такими лицами могут быть и сами продавцы, каждому из которых необходимо установить лимит дебиторской задолженности клиентов в зависимости от объема продаж, и замотивировать их на уменьшение задолженности)
При незначительном масштабе компании, работу по возврату долгов могут проводить вышеуказанные работники, достаточно их вооружить соответствующими инструментами. К таким инструментам можно отнести:
1. Приемлемый для компании лимит дебиторской задолженности по каждому виду товаров иди услуг;
2. Порядок действий по работе с дебиторской задолженностью в зависимости от даты возникновения: (звонок, платежное требование, претензия, исковое заявление);
3. Проект телефонных переговоров с контрагентом по оплате выставленного счета; проект претензионного письма должнику. Т.е. в арсенале работника должны быть все инструкции как действовать в каждом конкретном случае: когда следует подключать юристов, что делать, если клиент просит об отсрочке платежа или рассрочке и т.д. Одним из важных моментов является определение контрольного органа или лица, в обязанности которого должна входить проверка выполненных мероприятий по возврату, перечислению денежных средств от «проштрафившихся» должников.
Какой эффект должна получить компания?
1. Как самое идеальное – отсутствие просроченной дебиторской задолженности.
2. Как самое реальное – значительное снижение размера просроченной дебиторской задолженности.
Вышеописанную систему можно применить и к юридической службе. В этом случае, служба должна будет плотно контактировать с финансовой и (или) бухгалтерской службой. Просто, я еще раз повторюсь, центральным звеном в такой работе является ее постоянство, такая работа не должна прерываться или выполняться эпизодически. В противном случае эффект будет разовым. Инструментом выстраивания процесса по работе с дебиторской задолженностью может стать одноименный программный продукт. Благо сегодня уже есть такие программы, которые позволяют и заставляют системно подходить к работе с дебиторской задолженностью
Часть вторая: выполнение обязательств по оплате счетов или работа с кредиторской задолженностью.
Сегодня все компании прекрасно понимают, как важно правильно управлять платежами компании. Однако не все это понимание претворяют в жизнь. Даже небольшие усилия в этой области способны дать значительный эффект. Выстроив систему по работе с платежами, компании можно и нужно эффективно вести финансовое планирование, а именно четко определять необходимую сумму для осуществления платежей к определенному сроку. А имеющиеся в свободном обращении финансовые ресурсы направлять во вложения, размещения. Свободные ресурсы обязаны работать и приносить дополнительные доходы в виде процентов, дивидендов.
Как же это сделать? Или что было принято на том Совете Директоров. По сути, вся плановая, текущая (финансовая) деятельность компании состоит из оплаты так называемых основных платежей, которые повторяются каждый отчетный период, будь то месяц, квартал, полугодие или год. В частности, к ним относятся: заработная плата, налоговые обязательства, коммунальные платежи, арендные платежи.
Сроки и примерный размер таких платежей легко прогнозируются и закрепляются в положении, например, «о финансовой дисциплине» или «о финансовой политике».
А дальше, это знает или должен знать каждый финансист, определяй размер будущих платежей, соотноси с потенциальной выручкой и остатками денежных средств на расчетных счетах и принимай решение:
- при положительной разнице – остаток можно размещать в депозитах;
- при отрицательной – накапливать.
Важно помнить, что при принятии решения о размещении необходимые финансовые ресурсы должны вернуться на счета компании точно к сроку (за 1-3 дня ) следующего выбытия денежных средств. В противном случае компания не сможет произвести плановые расчеты в полном объеме. Если текущих поступлений достаточно для планируемых расходов, то размещение свободных средств можно продолжить. Для этого в регулярном режиме необходимо сравнивать оборачиваемость дебиторки и кредиторки.
Конечно, судить о результатах внедренной системы в пресловутой компании пока рано. Необходимо будет вносить дополнения и корректировки, связанные с возникающими тратами между установленными по выбытию денежных средств сроками, однако выработанные подходы к управлению финансами дают надежду, что упущенная выгода станет реальной выгодой для компании.
Главное здесь работать с дебиторской задолженностью и выбытием финансовых ресурсов системно и постоянно.