Публикации / Генеральная уборка в бизнесе

Делая ставку на процветание нашего бизнеса, мы ищем способы повышения эффективности вовне: расширить или захватить сегмент рынка, увеличить продажи, привлечь большее количество персонала, приобрести новое оборудование и т.д. Между тем, огромный потенциал находится внутри компании. Для того, чтобы активизировать этот потенциал, необходимо его осознать и привести в «боевую» готовность. О том, как можно упорядочить деятельность и с максимальной пользой использовать внутренний потенциал говорится в данной статье. Некоторое время назад в город N приехал некий японец учить местных руководителей науке управления. Готовые к восприятию уникального знания и опыта прогрессивных японцев, слушатели надели свежие рубашки и галстуки, приготовили ручки, блокноты… поехали на ближайший завод для проведения тренинга. Японец собрал группу участников, попросил у местных… ведра и тряпки… и, что бы вы думали? – заставил генеральных директоров и профессиональных консультантов чистить станки. Какая была бы Ваша реакция на такое предложение, если стоимость одного часа обучения на тренинге равна вашему недельному доходу? Удивительная вещь. Тренер не стал рассказывать о брэндах, бизнес-процессах, бюджетировании, хеджировании рисков или иных сложных управленческих технологиях. Он лишь показал, каких результатов можно достичь после наведения элементарного порядка. Результаты, кстати, были потрясающими. Нашлись инструменты, давно затерявшиеся в горах стружки, производительность рабочего на станке выросла в 1,5 раза, уровень брака по участку снизился в 3 раза. Секрет в порядке Наведение порядка в бизнесе — задача схожая с чисткой станка с ведром и щеткой. Принцип тот же — каждая вещь должна соответствовать назначению, быть в порядке и иметь свое место. Меняется лишь инструмент, объект воздействия и сроки. Здесь не нужны сложные технологии и алгоритмы. Важно просто расставить все по своим местам и получить представление о системе порядка, который существует — от организационной философии до рабочего места. Давайте представим знакомую для многих ситуацию на отдельном российском предприятии. Столы офисных работников (за редкими исключениями) завалены бумагами, папками, надкусанными булочками, чашками, ложками, развлекательными журналами. Вы не всегда точно знаете, чем занимаются сотрудники в соседнем кабинете. Да что говорить, на прямой вопрос, в чем смысл вашей работы для организации, большинство затрудняется дать однозначный ответ. Вы не знаете, чего ждать завтра, а если и предполагаете, то только ухудшение, от чего энтузиазма в работе явно не прибавляется. Вечно не найти ответственного, а если и удается, то это скорее не «ответственный», а «крайний». Требуемый документ — загадочное явление — никогда не бывает в нужном месте в нужное время, и что еще хуже, не содержит требуемую информацию. Самая большая несправедливость — Иван Иваныч из соседнего отдела целыми днями распивает чаи и «перекуривает», а зарплату получает покаким-то причинам в два раза больше всех остальных. В итоге, все эти детали выливаются в статистику — высокая текучка персонала, низкая производительность, высокая доля брака, экстенсивность развития всего предприятия, недостаточный уровень рентабельности. Кому нужен порядок? Цель упорядочивания бизнеса с точки зрения собственника и управляющего — возможность эффективного управления, залогом чего является устранение хаотичности элементов системы. Для конкретного специалиста цель заключается в понимании своей роли в компании, обязанностей и полномочий. Последний вопрос чрезвычайно важен. Ведь, как известно, фактор неопределенности является сильнейшим демотиватором и источником беспокойства, а значит, непосредственно влияет на производительность труда. Для внешнего окружения предприятие, где наведен порядок в управлении, также представляется в более привлекательном свете: партнеры с готовностью идут на сделки, покупатели могут рассчитывать на качество продукта и обслуживания, а поставщики не беспокоятся о задержках платежей, зная, что ихсчет-фактура не затеряется в стопках текущих документов. Путь к успеху… Нельзя сказать, что компании не предпринимают меры по улучшению ситуации. Напротив, наблюдается стабилизация экономического состояния на рынке. Руководители периодически пытаются проводить оптимизирующие мероприятия и реформы. Кто-то выходит из порочного круга неэффективности самостоятельно. Кто-то привлекает консультантов со стороны и совместными усилиями часто удается поставить фирму «на рельсы». Путей для улучшения ситуации много. Главное, не ошибиться с выбором технологии. Для руководителей, решивших взяться за дело без поддержки консультантов, на первом этапе рекомендуем воспользоваться самыми простыми методами и подходами. Например, перенести принципы упорядочивания с бытового уровня на бизнес-среду проще, чем осваивать сложные управленческие инструменты и воплощать теорию в практической плоскости. Часто именно эту простоту упускают из вида руководители предприятий. Итак, что же с нашей точки зрения представляет из себя наведение порядка в бизнесе? Если представить упорядочивание управления в общем виде, можно предложить следующую универсальную модель «генеральной уборки»: 1. Выделение и закрепление статуса структурных подразделений, отделов (проекция дерева функций, целей и организационных звеньев). Здесь важно четко определить смысл существования предприятия. Определить все взаимосвязи различных подразделений между собой и по отношению к системе управления в целом. Обязательно устранить дублирующие функции и узкие места, о которых все знают, «но руки не доходят». 2. Выделение и закрепление ответственности за конкретными специалистами. О необходимости такого шага много говорить не приходится. Люди, которые не знают, чего от них ожидает компания, за что именно они получают деньги, не могут работать на результат. Особенно это касается предприятий с большой численностью персонала. Кроме того, при четком определении зон ответственности количество рабочих конфликтов сводится к минимуму, удовлетворенность трудом растет, простои и задержки устраняются – ведь теперь все знают, кто конкретно отвечает за каждый участок работ. 3. Систематизация знаний (документы, файлы, умения и проч.). Этот блок работ связан с упорядочиванием информации, которая есть в компании. Недаром говорят: «Кто владеет информацией, тот владеет миром». Необходимо именно «владеть» информацией, а это требует определенных усилий. Систематизировать знания мы рекомендуем снизу вверх – каждый сотрудник составляет классификатор информации, которой обладает и в которой нуждается. Далее эти классификаторы объединяются в единую систему, которая служит как основой для документооборота, так и мощным источником конкурентоспособности – ведь именно уникальные знания являются главным трудно-тиражируемым конкурентным преимуществом любой компании. 4. Наведение порядка в помещениях и на рабочих местах. Можно говорить о том, что от этого зависит моральный климат в коллективе, но важно привести еще один важный аргумент – скорость и качество работы напрямую зависят от того, насколько грамотно организовано рабочее место. Предложенная схема далеко не полная и не является панацеей от всех бед для предприятия. Но и избежать ее Вам не удастся, разве что если Вы намерены проиграть в конкурентной борьбе (за рынок или за свое рабочее место) и развалить бизнес. Если вести речь о глобальном понимании наведения порядка в бизнесе, то давно уже существует неоспоримое правило: простая смена нерадивого руководителя поднимает эффективность бизнеса без внедрения передовых технологий на 5-10%. Безусловно, существует множество способов сделать бизнес эффективным. Среди них самый сложный, но самый лучший – начать с самого себя, с коллег, с подчиненных. Еще сложнее начать прямо сейчас, не откладывать новую жизнь на понедельник. Начнем прямо сейчас?! Помните того японца, о котором речь шла в начале статьи? Все просто, не так ли? Настолько просто, что к делу можно приступать прямо сегодня. Прямо сейчас Вы можете ощутить эффект от упорядочивания бизнеса на себе. Предлагаем в ближайшие 15-30 минут систематизировать документы или материалы, которые Вы используете в работе. Выделите главный принцип классификации и разделите имеющиеся материалы в соответствии с этим принципом. Для каждой группы документов определите место или папку и по возможности старайтесь подшивать или вкладывать новые документы именно туда. Какой бы банальной данная рекомендация не казалась, эффект ощутим на практике. Далее можете приступать к другим направлениям упорядочивания, которые мы рекомендовали, в зависимости от уровня иерархии в организации, где Вы находитесь. Все великое начинается с малого. Сделайте первый шаг к порядку, одолеете весь путь к эффективности.