Публикации / Учет спецодежды

Кому выдается спецодежда Согласно статье 212 Трудового кодекса РФ на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях, работодателем должна приобретаться сертифицированная специальная одежда за счет собственных средств. Что такое спецодежда? Под специальной одеждой понимаются средства индивидуальной защиты работников. В ее состав входят: - специальная одежда (комбинезоны, костюмы, куртки, брюки, халаты, полушубки, тулупы); - специальная обувь; - предохранительные приспособления. Конкретный перечень средств труда, учитываемых в составе специальной одежды, определяется организацией исходя из особенностей технологического процесса. Спецодежда выдается по нормам, которые организация может устанавливать на основании Типовых отраслевых норм бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты или самостоятельно, исходя из собственных потребностей в спецодежде. Отметим, что правила обеспечения работников специальной одеждой утверждены постановлением Минтруда России от 18 декабря 1998 г. № 51 (далее – Правила). Перечни профессий, по которым работодатель обязан выдавать спецодежду, ее наименование и сроки, на которые она выдается, утверждены постановлениями Минтруда России от 16 декабря 1997 г. № 63, от 25 декабря 1997 г. № 66, от 29 декабря 1997 г. № 68 и от 30 декабря 1997 г. № 69. При заключении трудового договора работодатель должен ознакомить специалиста с правилами и нормами выдачи спецодежды. Нормы и условия обеспечения работников спецодеждой могут быть зафиксированы в коллективном или трудовом договоре, либо в ином локальном акте предприятия, но они не могут быть ниже норм, установленных Минтрудом России. Бухгалтерский учет Порядок бухгалтерского учета спецодежды установлен Методическими указаниями по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды, утвержденными приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н (далее – Методические указания). В соответствии с пунктом 11 Методических указаний в бухгалтерском учете спецодежду, находящуюся в собственности организации, а также в хозяйственном ведении или оперативном управлении, следует учитывать на счете 10 «Материалы». При этом согласно разъяснениям Минфина России (письмо Минфина России от 12 мая 2003 г. № 16-00-14/159), спецодежду со сроком использования более 12 месяцев можно также учитывать в составе основных средств на счете 01 в соответствии с требованиями ПБУ 6/01. Выбранный вариант бухгалтерского учета спецодежды должен быть в обязательном порядке закреплен в учетной политике организации. Поступление Пунктом 15 Методических указаний установлено, что для оформления операций по передаче изготовленной спецодежды из подразделений-изготовителей (цехов) на склад рекомендуется использовать требование-накладную и (или) накладную (типовые межотраслевые формы № М-11 и М-15), а в момент приемки спецодежды на складе оформлять приходный ордер унифицированной формы № М-4. Помимо форм первичных учетных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, исходя из конкретных условий деятельности, организации могут применять самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов по движению специальной одежды. При этом указанные формы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Выдача работникам организации Специальная одежда выдается работникам в соответствии с Правилами. Следуя требованиям нормативного документа, работодатель обязан организовать надлежащий учет и контроль за выдачей работникам спецодежды в установленные сроки. В этих целях выдачу одежды необходимо отразить в личной карточке работника (ее форма приведена в приложении к Правилам). ВЫНОС 1 Если спецодежда учитывается в составе основных средств, то ее стоимость списывается на расходы путем начисления амортизации в порядке, аналогичном для прочих основных средств, одним из предусмотренных способов. Поскольку с 2006 года единовременное списание основных средств по мере их отпуска в эксплуатацию бухгалтерским стандартом не предусмотрено, списание на расходы организации стоимости спецодежды, учитываемой в составе основных средств, осуществляется посредством начисления амортизации в течение срока полезного использования на счета затрат следующей проводкой: Дебет 20 (23, 25, 26) ….Кредит 02 - начислена амортизация. Если спецодежда учитывается в организации в составе МПЗ, ее стоимость погашается линейным способом исходя из сроков полезного использования специальной одежды, предусмотренных Типовыми отраслевыми нормами бесплатной выдачи специальной одежды, а также Правилами обеспечения работников специальной одеждой (п. 26 Методических указаний), и отражается проводкой: Дебет 20 (23,25,26) Кредит 10 субсчет «Спецодежда в эксплуатации» - списана стоимость спецодежды. Однако стоимость спецодежды, срок эксплуатации которой согласно нормам выдачи не превышает 12 месяцев, допускается списывать единовременно, в момент ее передачи (отпуска) сотрудникам организации (п. 21 Методических указаний) Выбытие В соответствии с пунктом 31 Методических указаний списание специальной одежды с бухгалтерского учета осуществляется только при ее фактическом физическом выбытии, то есть независимо от того, полностью или нет погашена стоимость спецодежды, она будет списана только в том случае, если ее дальнейшее использование невозможно в связи с непригодностью. Например, в случае продажи, передачи безвозмездно (за исключением договора безвозмездного пользования), списания в случае морального и физического износа, ликвидации при авариях, стихийных бедствиях и иных чрезвычайных ситуациях, передачи в виде вклада в уставный (складочный) капитал других организаций. ВЫНОС1 Если спецодежда учитывается как объект основных средств, то ее продажа оформляется Актом о приеме-сдаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1). Если спецодежда числится в качестве МПЗ, ее продажа оформляется Требованием-накладной (форма № М-11). В соответствии с пунктом 31 Методических указаний по учету спецодежды списание специальной одежды с бухгалтерского учета осуществляется только при ее фактическом физическом выбытии, то есть независимо от того, полностью или нет погашена стоимость спецодежды, она будет списана только в том случае, если ее дальнейшее использование невозможно в связи с непригодностью. Рассмотрим пример выбытия спецодежды из-за недостачи, выявленной в результате инвентаризации. Пример Предположим, что в ОАО «Процесс» была проведена инвентаризация, в результате которой выявлена недостача спецодежды (куртки на утепленной подкладке), числящейся в составе материалов, первоначальной стоимостью 18 000 руб. На момент инвентаризации остаточная стоимость актива составила 12000 руб. Бухгалтер предприятия записал: ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 10 субсчет «Спецодежда в эксплуатации» - 12000 руб. - списана остаточная стоимость спецодежды в связи с выявленной недостачей ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 68 субсчет «НДС» - 2160 руб. - восстановлен НДС, ранее принятый к вычету, с остаточной суммы спецодежды ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94 - 14 160 руб. - предъявлен к возмещению виновному лицу ущерб от преждевременного списания спецодежды. *** конец примера Обратите внимание: в рассматриваемом примере мы восстановили НДС, ранее принятый к вычету. Поясним свои действия. Выбывшие в результате недостачи ценности не использовались в деятельности облагаемой налогом на добавленную стоимость. Следовательно, суммы этого налога, ранее принятые к вычету по таким товарно-материальным ценностям, необходимо восстановить. Причем сделать это нужно в том налоговом периоде, в котором недостающие товарно-материальные ценности списываются с учета. Данный вывод находит подтверждение в письме Минфина России от 31 июля 2006 г. 03-04-11/132. Налоговый учет По мнению налоговых органов, для признания расходов по обеспечению работников средствами индивидуальной защиты в целях налога на прибыль необходимы следующие условия: - обязательная выдача работникам конкретной профессии предусмотрена действующими нормативными документами; - фактически выдача производится именно работникам этих профессий; - выдача производится в пределах утвержденных норм. В частности, указанная точка зрения представлена в письме УМНС России по г. Москве от 19 февраля 2004 г. № 26-12/11155. Минфин России поддержал налоговиков в таком мнении (письмо от 21 января 2005 г. № 03-03-01-04/1/18). Логика фискальных органов, судя по всему, такая. Если необходимость выдачи специальной одежды, специальной обуви и иных защитных средств не подтверждена нормативными документами либо результатами аттестации рабочих мест, то условия труда работников соответствующих профессий и (или) должностей не являются вредными и (или) опасными, работа не выполняется в особых температурных условиях и не связана с загрязнением. Поэтому у предприятия отсутствует законодательно установленная обязанность по выдаче защитных одежды, обуви и приспособлений, а следовательно, расходы на их приобретение в таких условиях не могут быть признаны экономически оправданными. Учесть выдачу средств индивидуальной защиты в случаях, когда нормативы выдачи не утверждены, можно при условии, что необходимость их применения будет подтверждена результатами аттестации рабочих мест, проведенной в установленном порядке (такая возможность предусматривается пункт 6 Правил, но только в отношении отдельных средств индивидуальной защиты). Дополнительно отметим, что в целях исчисления налога на прибыль затраты по чистке, стирке, ремонту и дезинфекции специальной одежды относятся к прочим расходам в размере фактических затрат в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они были осуществлены. Применение положений ПБУ 18/02 При списании спецодежды может возникнуть ситуация, когда расходы на приобретение спецодежды организации в бухгалтерском учете признаются в течение срока ее службы (если он более 12 месяцев), а в налоговом – единовременно. Вынос 2 В данном случае согласно пункту 8 ПБУ 18/02, утвержденного приказом Минфина России от 19 ноября 2002 г. № 114н возникают налогооблагаемые временные разницы, которые образуют отложенное налоговое обязательство: Дебет 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» Кредит 77субсчет «Отложенные налоговые обязательства» - начислено отложенное налоговое обязательство. По мере погашения стоимости спецодежды в бухгалтерском учете (ежемесячного списания на расходы) сформированные отложенные налоговые обязательства будут уменьшаться: Дебет 77 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» - списано отложенное налоговое обязательство. Налогообложение Согласно пункту 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей. Поэтому стоимость специальной одежды, выдаваемой работникам в соответствии со статьей 212 Трудового кодекса РФ и Типовыми отраслевыми нормами бесплатной выдачи специальной одежды, не подлежит налогообложению. Стоимость передаваемой во временное пользование спецодежды в пределах установленных норм не подлежит обложению ЕСН. Это следует из подпункта 2 пункта 1 статьи 238 Налогового кодекса РФ. А если спецодежда выдается сверх установленных норм? Режим обложения «зарплатными» налогами стоимости спецодежды, выданной сверх норм установленных законодательством, ставится в зависимость от того, передаются они в собственность работников либо остаются в собственности организации. В первом случае стоимость безвозмездно переданных защитных средств подлежит обложению налогом на доходы физических лиц по ставке 13 процентов как доход, полученный в натуральной форме, а объект обложения единым социальным налогом отсутствует на основании пункта 3 статьи 236 Налогового кодекса РФ. Ведь в этом случае выплаты не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль. Во втором случае объект обложения как НДФЛ, так и ЕСН отсутствует, поскольку у работников отсутствует доход, полученный в натуральной форме, поскольку они используют принадлежащие работодателю защитные средства и приспособления в рамках исполнения трудовых обязанностей на основании внутренних распорядительных документов и (или) коллективного договора. Такой вариант больше подходит для предприятий, которые стараются снизить налоговые риски. ВЫНОС 1 1. Если спецодежда списывается в результате продажи, то выручка от продажи принимается в сумме, указанной в договоре купли-продажи (п. 32 Методических указаний). 2. Правила обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты утверждены постановлением Минтруда России от 18 декабря 1998 г. № 51